Algemene Voorwaarden Geo Guru B.V.

Versie 1.1 – 1 januari 2024

De service die GEOGURU biedt is voor alle klanten. Elke dag is GEOGURU bezig om haar service voor klanten te optimaliseren. Het kan goed zijn dat GEOGURU aanpassingen doet in haar service om de samenwerking nog beter te laten verlopen. De verschillende onderwerpen staan hieronder in losse hoofdstukken beschreven. Gezamenlijk vormen deze hoofdstukken de volledige Service Level Agreement (SLA), Algemene Voorwaarden (AV) en Verwerkersovereenkomst.

Over SLA/AV

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die Geo Guru B.V. (verder “GEOGURU”) sluit. GEOGURU streeft naar transparante en eenvoudige voorwaarden, zodat niet alleen een jurist, maar iedereen ze kan begrijpen. Ze zijn bij het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld, dan wel als direct aanklikbare hyperlink als PDF beschikbaar gemaakt. Als er voorwaarden onduidelijk zijn, dan hoort GEOGURU dat graag. Individuele afspraken die in het contract staan, zijn ook van toepassing en zijn leidend als ze strijdig zijn met de SLA/AV.

TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN

Het Nederlands recht is van toepassing. Mochten er geschillen ontstaan tussen klant en GEOGURU, dan zullen die exclusief worden voorgelegd aan een bevoegde rechter in Zwolle.

Wanneer één of meer bepalingen nietig of vernietigbaar zijn, blijven de overige bepalingen van kracht.

WIJZIGINGEN

GEOGURU werkt iedere dag aan de ontwikkeling van nieuwe, fascinerende en innovatieve programmatuur die het werken ermee vergemakkelijken. De SLA/AV kunnen hierin ook mee veranderen, waarbij het uitgangspunt is dat die wijzigingen de kwaliteit van de dienstverlening van GEOGURU ten goede komen.

Indien de GEOGURU programmatuur en GEOGURU diensten gebruikt blijven worden, is de meest recente ‘Algemene Voorwaarden en SLA’ van toepassing. Er kan eventueel bezwaar aangetekend worden tegen de wijzigingen door een ‘verbetersuggestie’ in te sturen. We zullen dan beoordelen of de wijziging kan leiden tot aanpassing ervan. In het uiterste geval bestaat de mogelijkheid om na de wijziging de overeenkomst te beëindigen, waarbij de oude voorwaarden nog 2 maanden geldig blijven.

Overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een minimum van één maand, tenzij anders is overeengekomen. Met het aangaan van een overeenkomst ontvangt de klant een licentie voor het gebruik van de GeoGuru programmatuur. Deze wordt via een abonnementsvorm gefactureerd.

LICENTIE

In de licentie zijn de afgenomen productonderdelen (o.a. gebruikers, medewerkers, omgevingen en aangiftes) met bijbehorende aantallen en begin- en einddatum versleuteld. De licentie mag alleen gebruikt worden voor de eigen onderneming(en) van de klant. De omvang van de licentie wordt afgestemd op het aantal medewerkers van de organisatie. Medewerkers kunnen vervolgens gebruikers-, beheerders- of een andere rol hebben.

PRIJSBEPALING

GeoGuru werkt voor de prijsbepaling van de licentie met staffels op basis van afnamehoeveelheden en prijzen per sector/branche. Bij het verhogen of verlagen van de licentieaantallen kan de prijsstaffel muteren. Een specificatie van de aangeboden producten, prijzen en staffels is opgenomen in de overeenkomst. GeoGuru voert ten aanzien van haar prijzen een markt- en prijsindex conform beleid. GeoGuru kan de prijzen jaarlijks indexeren. Bij indexering stuurt GeoGuru voor 1 oktober een bericht aan de klanten waarin het percentage wordt vermeld. De indexering gaat in per het nieuwe jaar voor zover er geen vaste tariefafspraken overeen zijn gekomen binnen een contract met een vaste looptijd.

FACTURATIE

GeoGuru factureert:

• Licenties: jaarlijkse vooraf waarbij in geval van tussentijds opzeggen, wat iedere maand kan (met een opzegtermijn van 1 maand) zodra een eventueel vaste looptijd zoals overeengekomen is verstreken, naar rato in volledige maanden wordt teruggestort;
• Consultancy: wekelijks, achteraf of via afgesproken termijnen

Alle facturen worden per e-mail in PDF bestand verstuurd. De betalingstermijn is 14 dagen, tenzij anders is overeengekomen.

GELDIGHEID LICENTIE

De licentie wordt automatisch verlengd. De geldigheid van de licentie kan verkort worden bij on-gewenst betalingsgedrag, zoals:

• Een factuur waar geen discussie over is, welke na 60 dagen vervallen onbetaald is.
• Herhaaldelijk facturen telkens een maand te laat betalen.

MUTATIE VAN HET ABONNEMENT

Mutaties in de licentie kunnen worden aangevraagd.

PRODUCTONDERDELEN

Een uitbreiding van de licentie kan per direct doorgevoerd worden.

AANTALLEN

Een verhoging van de aantallen (medewerkers, omgevingen e.d.) kan per direct doorgevoerd worden.

BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST

Het beëindigen van de overeenkomst kan via de website en per e-mail ingestuurd worden en wordt door GeoGuru bevestigd. Het stopzetten van de licentie kan met een opzegtermijn van 1 maand per einde maand voor zover de vaste contractduur zoals overeengekomen is verstreken. Na de beëindiging van de overeenkomst is de toegang tot de programmatuur en bijbehorende data niet meer mogelijk.

BEËINDIGING DOOR GEOGURU

De opzegtermijn voor GeoGuru bedraagt 1 maand. GeoGuru heeft het recht de overeenkomst per direct te beëindigen indien de klant zijn verplichtingen niet nakomt (na daartoe in gebreke te zijn gesteld), surseance van betaling heeft aangevraagd of het faillissement is aangevraagd.

PROCEDURE KLANTDATA NA BEËINDIGING

• De klant heeft vóór beëindiging de mogelijkheid om alle gegevens in diverse formats te exporteren.
• Na de einddatum van de licentie heeft de klant recht op een kopie van de data. Een kopie kan eventueel daarna worden ingelezen in een andere licentie van GEOGURU. Indien de data in een nieuw abonnement ingelezen moet worden, geldt voor het nieuwe abonnement ook weer het maandelijkse gebruiksrecht en de opzegtermijn van een nieuwe abonnement. De hoogte van het nieuwe gebruiksrecht kan niet lager zijn dan het originele abonnement.

AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheidskwesties zullen via GeoGuru verlopen. De aansprakelijkheid van GeoGuru is beperkt tot ten hoogste de in het betreffende kalenderjaar betaalde licentiekosten per gebeurtenis of serie van gebeurtenissen per kalenderjaar. GeoGuru kan op de aansprakelijkheidsbeperkingen geen beroep doen als er sprake is van opzet dan wel bewuste roekeloosheid in het handelen van haarzelf, van haar medewerkers of door haar ingeschakelde derden.

GeoGuru sluit haar aansprakelijkheid uit voor iedere vorm van gevolgschade, zoals gederfde omzet, gederfde winst en gemiste kansen. De aansprakelijkheid van GeoGuru is ook uitgesloten als de klant of door de klant ingeschakelde derden wijzigingen in producten van GeoGuru hebben aangebracht, wat niet is toegestaan.

GeoGuru en de klant zijn niet aansprakelijk ten opzichte van elkaar als er sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: Overmacht in de zin van de wet, ook bij toeleveranciers van partijen, ondeugdelijke nakoming van verplichtingen van toeleveranciers die door de klant aan GeoGuru zijn voorgeschreven, storingen in het elektriciteitsnet en storingen die dataverkeer belemmeren voor zover de oorzaak daarvan niet is te wijten aan partijen zelf.

LEVERINGSTERMIJNEN

Wanneer GEOGURU een (op)levertermijn niet haalt, zal de klant GEOGURU eerst in gebreke stellen en GEOGURU alsnog een redelijke termijn geven om haar verplichtingen na te komen.

Verwerking GEOGURU Online

GEOGURU verwerkt onder andere persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant omdat de klant een software gebruikersovereenkomst met GEOGURU heeft. GEOGURU en de klant zijn daarom verplicht volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om een Verwerkersovereenkomst te sluiten. Omdat GEOGURU een standaard applicatie met de daarbij behorende standaard dienstverlening levert, heeft GEOGURU de verwerkingsovereenkomst opgenomen in de Algemene Voorwaarden en SLA. GEOGURU is in deze de ‘verwerker’ en de klant de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. GEOGURU en de klant verplichten zich over en weer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven. Voor de definities van begrippen wordt aangesloten bij de AVG. GEOGURU zal de persoonsgegevens alleen verwerken voor en in opdracht van de klant en om uitvoering te geven aan de overeenkomst.

INSTRUCTIES VERWERKING

De verwerking bestaat uit het beschikbaar stellen van de GEOGURU applicaties met de door de klant ingevoerde en gegenereerde data. GEOGURU zal geen gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen zonder dat de klant daar schriftelijke instructie voor gegeven heeft.

Binnen de applicaties, die GEOGURU beschikbaar stelt, zijn verschillende soorten persoonsgegevens vast te leggen. GEOGURU is zich ervan bewust dat de klant al deze, en eventueel nog zelf aan te maken persoonsgegevens of categorieën, kan invoeren en dat GEOGURU deze dan zal verwerken. De klant is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het doel en aard van de verwerking past bij de dienstverlening die GEOGURU doet.

GEOGURU verzamelt geanonimiseerde gegevens over het gebruik van haar producten en diensten. Deze gegevens ondersteunen GEOGURU om inzicht te krijgen of, hoe en hoe vaak bepaalde onderdelen van het product gebruikt worden. De geanonimiseerde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om producten en dienstverlening te verbeteren. GEOGURU zal de verzamelde gebruikersstatistieken nooit gebruiken voor commerciële doeleinden of aanbieden aan derde partijen.

GEHEIMHOUDINGSPLICHT

GEOGURU is zich bewust dat de informatie die de klant met GEOGURU deelt en opslaat binnen GEOGURU, een geheim en bedrijfsgevoelig karakter heeft. Alle GEOGURU-medewerkers zijn via hun arbeidsovereenkomst verplicht eventuele gegevens van de klant strikt geheim te houden.

BEVEILIGING

GEOGURU neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de klant te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. GEOGURU zal bijstand verlenen aan de klant bij het doen nakomen van de op de klant rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De klant is gerechtigd om in overleg met GEOGURU tijdens de looptijd van de overeenkomst door een onafhankelijke deskundige de naleving hiervan te controleren, bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van een audit. De klant zal alle kosten in verband met deze controle dragen.

GEOGURU is aansprakelijk voor schade in het kader van persoonsgegevens door handelen of nalaten van de subverwerker waarbij de aansprakelijkheidsbeperking uit het hoofdstuk Aansprakelijkheid geldt. GEOGURU kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking ten aanzien van een verhaalsactie op grond van artikel 82 van de AVG.

Indien de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan de klant een bindende aanwijzing zal geven dient de klant GEOGURU direct op de hoogte stellen van deze bindende aanwijzing. GEOGURU zal er alles aan doen wat in redelijkheid van haar verwacht kan worden om de naleving mogelijk te maken. Als GEOGURU niet doet wat in redelijkheid van haar gevraagd kan worden waardoor er een boete volgt, of als de Autoriteit Persoonsgegevens direct een boete oplegt omdat sprake is van opzet of ernstige verwijtbare nalatigheid aan de kant van GEOGURU, dan geldt de toepasselijke aansprakelijkheidsbeperking als hiervoor genoemd in het hoofdstuk Aansprakelijkheid niet.

SUBVERWERKERS

De datacenters waar GEOGURU gebruik van maakt bevinden zich uitsluitend in Nederland en vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving en voldoen aan de strenge Nederlandse en Europese wetgeving met betrekking tot logische en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit. De (persoons)gegevens worden door GEOGURU en subverwerker uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische ruimte.

GEOGURU zal geen nieuwe subverwerkers gegevens laten verwerken zonder de klant daarover tijdig te informeren. De klant kan bezwaar maken bij GEOGURU tegen de subverwerker. GEOGURU zal deze bezwaren op directieniveau afhandelen. Mocht GEOGURU toch gegevens willen laten verwerken door de nieuwe subverwerker, heeft de klant de mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen.

PRIVACYRECHTEN

GEOGURU heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die door de klant beschikbaar worden gesteld. Zonder noodzaak, gezien de aard van de door de klant verstrekte opdracht, expliciete toestemming van de klant of wettelijke verplichting zal GEOGURU de gegevens niet aan derden verstrekken of voor andere doeleinden verwerken, dan voor de overeengekomen doeleinden. De klant garandeert dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden op basis van een in de AVG genoemde grondslag.

Voor zover vereist op grond van toepasselijke wet- en regelgeving, zijn Toezichthouders gerechtigd om audits uit te voeren om te controleren of de GEOGURU voldoet aan de voorwaarden en bepalingen zoals uiteengezet in de overeenkomst, toezichtsregels en / of toepasselijke dwingende wetgeving. GEOGURU zal de klant zo snel mogelijk informeren van een dergelijke audit, tenzij dit verboden is.

BETROKKENEN

De klant is verantwoordelijk voor de ingevoerde gegevens van de betrokkenen en daarbij voor het informeren en bijstaan van de rechten van de betrokkenen. GEOGURU zal nooit op verzoeken van betrokkenen ingaan en altijd verwijzen naar de verantwoordelijke. GEOGURU zal, voor zover dat binnen de applicatie mogelijk is, haar medewerking verlenen aan de klant zodat deze kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen in het geval dat een betrokkene haar rechten uitoefent op grond van de AVG of andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

MELDPLICHT DATALEKKEN

De AVG vereist dat eventuele datalekken gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke van de data. GEOGURU zal daarom zelf geen meldingen doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de Belgische Gegevens Beschermings Authoriteit (GBA). Uiteraard zal GEOGURU de klant juist, tijdig en volledig informeren over relevante incidenten, zodat de klant als verwerkingsverantwoordelijke aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen. De Beleidsregels meldplicht datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens geven hierover meer informatie.

Indien de klant een (voorlopige) melding verricht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) over een datalek bij GEOGURU, zonder dat de klant GEOGURU hierover geïnformeerd heeft, dan is de klant aansprakelijk voor door GEOGURU geleden schade en kosten van deze melding. Indien blijkt dat er geen sprake is van een datalek bij GEOGURU, is de klant verplicht de melding direct in te trekken.

BEPALING DATALEK

Voor het bepalen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, gebruikt GEOGURU de AVG en de Beleidsregels meldplicht datalekken als leidraad.

MELDING AAN DE KLANT

Indien blijkt dat bij GEOGURU sprake is van een beveiligingsincident of datalek zal GEOGURU de klant daarover zo spoedig mogelijk informeren nadat GEOGURU bekend is geworden met het datalek. Om dit te realiseren zorgt GEOGURU ervoor dat al haar medewerkers in staat zijn en blijven om een datalek te constateren en verwacht GEOGURU van haar opdrachtnemers dat zij GEOGURU in staat stelt om hier aan te kunnen voldoen. Voor de duidelijkheid: als er een datalek is bij een subvewerker van GEOGURU, dan meldt GEOGURU dit uiteraard ook. GEOGURU is het contactpunt voor de klant. De klant hoeft geen contact op te nemen met de subverwerkers van GEOGURU.

INFORMEREN KLANT (CONTACTPERSOON INSTELLEN)

In eerste instantie zal GEOGURU de contactpersoon van het abonnement informeren over een datalek.

INFORMATIE VERSTREKKEN

GEOGURU probeert de klant direct alle informatie te verstrekken die de klant nodig heeft om een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) te verrichten.

TERMIJN VAN INFORMEREN

De AVG geeft aan dat er ‘onverwijld’ gemeld moet worden. Dit is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging en zo mogelijk niet later dan 72 uur na ontdekking ervan door de verantwoordelijke. Indien er een beveiligingsincident optreed zal GEOGURU de klant zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na het ontdekken door GEOGURU ervan, informeren. De klant zal zelf de beoordeling moeten maken of het beveiligingsincident valt onder de term ‘datalek’ en of er melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan zal moeten worden. De klant heeft hiervoor 72 uur, nadat de klant hiervan op de hoogte is gesteld, de tijd.

VOORTGANG EN MAATREGELEN

GEOGURU zal de klant op de hoogte houden over de voortgang en de maatregelen die getroffen worden. GEOGURU maakt hierover afspraken met de primaire contactpersoon bij de initiële melding. In ieder geval houdt GEOGURU de klant op de hoogte in geval van een wijziging van de situatie, het bekend worden van nadere informatie en over de maatregelen die getroffen worden.

GEGEVENS VERWIJDEREN

GEOGURU zal, na afloop van de overeenkomst, alle klant gegevens verwijderen zoals beschreven staat bij ‘Beëindiging van de overeenkomst’. Mocht de klant eerder de gegevens verwijderd willen hebben, dan kan daarvoor een verzoek worden ingediend. GEOGURU verplicht zich daar gehoor aan te geven.

DIENSTVERLENING

GEOGURU ondersteunt de klant bij het gebruikmaken van geodata. Door opleidingen te volgen kan de klant GEOGURU optimaal benutten.

CONSULTANCY

Incidentele of aanvullende consultancywerkzaamheden van 1 of meer losse dagen kan de klant via een offerte aanvragen. Een consultancywerkdag is effectief 8 uur, een halve dag 4 uur. Er worden geen aanvullende reis- of verblijfskosten in rekening gebracht. Ook is er de mogelijkheid om werkzaamheden op afstand uit te laten voeren. In dat geval worden de uren doorbelast die onderling afgestemd zijn.

PARTNERS & EXPERTS

GEOGURU heeft een breed en groots partnernetwerk waarin er dienstverlenende partners zijn, maar ook partijen die producten koppelen aan de applicatie van GEOGURU. Deze koppelpartners leveren software- en/of hardware koppelingen tussen de externe applicatie en GEOGURU. GEOGURU biedt hier verschillende faciliteiten (zoals testfaciliteiten) waardoor er kwalitatief goede koppelingen gerealiseerd kunnen worden.

De dienstverlenende partners waar GEOGURU mee samenwerkt bieden diensten aan, complementair op de dienstverlening van GEOGURU. Deze organisatie zijn zelfstandige autonome bedrijven met een eigen DNA. Gecertificeerde partners zijn specialist op hun eigen vakgebied en hebben veel kennis van de GEOGURU organisatie en de software van GEOGURU.

CERTIFICERINGEN

Voor de interne beheersing van de kwaliteit en service heeft GEOGURU een kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkeld. Het GEOGURU kwaliteitsmanagementsysteem zorgt dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en de processen verankerd worden.

BESCHIKBAARHEID

GEOGURU wordt gehost op systemen van professionele Nederlandse datacenters. De beschikbaarheid en performance van GEOGURU Online worden continu gemonitord.

In de volgende situaties kan GEOGURU niet beschikbaar zijn:

• preventief onderhoud;
• installeren nieuwe versie GEOGURU;
• verhelpen van storingen aan de programmatuur die onder de verantwoordelijkheid van de klant valt;
• onderhoud dat met de klant is kortgesloten;
• calamiteiten als gevolg van natuurrampen en andere overmacht situaties.

ONDERHOUD

De klant wordt minimaal 5 dagen van tevoren geïnformeerd als GEOGURU mogelijk niet beschikbaar is. Incidentele patches en hotfixes worden automatisch en zonder vooraankondiging ´s nachts uitgevoerd.

PERFORMANCE

GEOGURU Online behoort een goede performance te hebben, maar is afhankelijk van de internetverbinding en inrichting van de omgeving van de klant. Bij performancehinder kan contact gezocht worden met GEOGURU.

BACK-UP & RESTORE

1 keer per dag wordt er een back-up gemaakt van de volledige productieomgeving die maximaal 2 maanden wordt bewaard.

Indien gewenst kan een back-up van de omgeving via een incident opgevraagd worden voor lokaal gebruik of archivering. Op deze aanvragen hanteert GEOGURU een fair use beleid om grote datastromen te voorkomen.

MONITORING

Op GEOGURU Online worden systemen, processen en gebruikers continu gemonitord met als doel:

• Storingen te voorkomen of in een vroeg stadium op te lossen. Monitoring is gericht op het tijdig ontdekken van storingen en ongewenst gedrag.
• Verzamelen van algemene gebruikersstatistieken, zoals responsetijden. Deze informatie wordt geanalyseerd en mogelijk ter verbetering besproken met de klant.
• Verzamelen van anonieme statistieken uit de klantomgeving ter verbetering van onze producten en diensten.

FAIR USE

GEOGURU hanteert een “fair use principe”. Dit wordt toegepast op het gebruik en de inzet van onderdelen van GEOGURU anders dan waarvoor ze bedoeld zijn. GEOGURU neemt contact op met de klant wanneer er in strijd met het fair use principe gehandeld wordt en zal in overleg met de klant zoeken naar een oplossing. Pas wanneer in overleg met de klant geen oplossing gevonden kan worden heeft GEOGURU het recht om het gebruik van GEOGURU te stoppen.

Product

GEOGURU voorziet de klant van een product dat continu wordt doorontwikkeld en uitgeleverd met nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en wettelijke aanpassingen. Dit product heet GEOGURU en wordt standaard beschikbaar gesteld via de applicatie. In dit onderdeel staat informatie over de ontwikkeling en Versiebeheer, de systeemeisen en productondersteuning en informatie over de lokale installatie van GEOGURU.

EIGENDOMSRECHTEN

Het intellectuele eigendomsrecht van het product berust, en blijft berusten, bij GEOGURU. Als een derde beweert dat het intellectuele eigendomsrecht van de programmatuur bij hem ligt, zal GEOGURU de klant vrijwaren. Een voorwaarde daarvoor is wel dat de klant GEOGURU hierover zo spoedig mogelijk informeert, medewerking verleent aan onderzoek en de afhandeling van de zaak verder geheel overlaat aan GEOGURU. Indien de rechter vaststelt dat het intellectuele eigendom inderdaad bij een derde ligt, zal GEOGURU ervoor zorgen dat de klant gebruik kan blijven maken van de programmatuur of hem voorzien van gelijkwaardige software.

Het eigendomsrecht van de ingevoerde data en de door de applicatie gegenereerde data berust bij de klant. GEOGURU mag en zal zich geen rechten toe-eigenen aan de klantdata.

Een licentie geeft geen recht op de zogenoemde broncode.